. . . en bref

 

 

 

   Un outil de classement pour les documents Word^®

 

   ManaBook permet à Word d’enregistrer plusieurs documents dans un seul fichier (Livre) pour les manipuler plus facilement et les classer logiquement.

 

   Windows^® ne permet pas un classement logique

 

   Malgré l’extraordinaire développement de Word et de Windows, l’utilisateur demeure confronté à un dilemme au moment de nommer un document.  Le nom devrait avoir pour seule fonction de décrire le document.  Le problème, c’est qu’il détermine aussi son classement.

 

   Par exemple, pour que les lettres expédiées à un client soient regroupées ensemble dans le dossier du client, séparés des autres documents, tout ce que peut faire l’utilisateur c’est d’activer le classement alphabétique et donner à ses lettres des noms qui les feront se regrouper dans l’ordre voulu.

 

   L’utilisateur ne peut organiser le classement comme il le souhaiterait parce que le système d’exploitation ne permet pas le classement dans un ordre autre que ceux prédéterminés : l’ordre alphabétique, l’ordre des dates de modification, etc.  L’utilisateur privilégie généralement la désignation des documents et renonce à les classer.  Les documents se retrouvent pêle-mêle dans le dossier.

 

   Plusieurs documents en un seul fichier Word^®

 

   ManaBook transforme un fichier Word en un « Livre » qui peut contenir plusieurs documents.

 

   Vous ouvrez un Livre comme un document Word ordinaire.  Vous accédez ainsi à l’ensemble des documents qu’il contient, sans encombrer votre écran de fenêtres et votre barre des tâches de boutons.

 

   ManaBook désencombre également vos dossiers puisque le nom du Livre remplace ceux de tous les documents qu’il contient.

 

   Manipulation facilitée

 

   Ainsi regroupés, les documents du Livre se manipulent plus facilement puisqu’ils s’affichent tous, ainsi que la Table des matières, dans une même fenêtre.  Vous n’avez plus à passer constamment d’une fenêtre Word à une fenêtre Windows Explorer, à une autre fenêtre Word, etc.  Vous manipulez des documents, non plus des fenêtres.

 

   Des boutons vous permettent d’afficher les documents à tour de rôle dans l’ordre de leur classement ou d’alterner entre les deux derniers documents affichés.

 

   Le Livre, donc l’ensemble des documents qu’il contient, peut être copié sur une disquette ou expédié par courriel aussi facilement que s’il s’agissait d’un seul document.

 

   Désignation facilitée

 

   ManaBook vous accorde une plus grande liberté pour désigner vos documents.  Vous les désignez par une courte description qui vous permettra de les localiser et sélectionner.  Des boutons programmables peuvent vous aider à construire et à uniformiser vos désignations.

 

   Classement dont vous êtes maître

 

   ManaBook vous accorde la liberté de classer vos documents comme vous l’entendez.  Vous structurez le classement à l’aide d’autant de répertoires que vous voulez.  Vous renommer les documents et répertoires plus aisément qu’avec les outils Windows.

 

   D’un simple clic, vous affichez la Table des matières qui contient le nom des documents et répertoires, avec la date, l’heure et l’auteur des dernières modifications.  Vous déplacez les documents et répertoires dans la Table des matières en les glissant simplement.

 

   Le rôle du Livre dans votre système de classement

 

   Le Livre est un outil de classement qui vient s’ajouter aux dossiers que vous utilisez déjà.  Vos dossiers pourront contenir des documents mais aussi des Livres qui contiendront eux-mêmes des documents.  La contribution du Livre à votre système de classement dépendra de vous.  Vous voudrez sûrement au moins y regrouper les documents qui concernent un client ou un projet particulier.

 

   Contrairement au système d’exploitation qui vous interdit de renommer ou déplacer un document ouvert, sauf en en créant un nouveau, ManaBook vous permet de re-désigner et déplacer les documents d’un Livre ouvert, même celui qui est affiché.  Comme il est beaucoup plus facile de manipuler les documents d’un Livre ouvert que ceux contenus dans un dossier, il est probable que vous voudrez regrouper dans des Livres tous les documents Word que vous créerez.

 

   Import / export des documents

 

   Vous pouvez importer un document Word ordinaire dans le Livre.  Vous pouvez aussi importer une mise en page ou des styles.  Vous pouvez exporter un document, c’est-à-dire créer un document autonome à partir d’un document du Livre.

 

   Les Kits ManaBook

 

   Les insertions automatiques de Word sont un outil puissant dont peu d’utilisateurs tirent profit.  Leur système de classement, basé sur le style du paragraphe duquel l’insertion est extraite, ne favorise pas leur utilisation.  L’utilisateur ne peut les classer comme il l’entend et il lui est difficile de les retrouver.  Les dossiers de modèles de Word sont également peu utilisés.

 

   Un Kit est un Livre invisible dans lequel vous classez du texte et des modèles de document.  Vous êtes entièrement maître du classement.  Les Kits sont toujours disponibles, même lorsque vous travaillez dans un document Word ordinaire.  Vous pouvez donc, avec la plus grande facilité, créer de nouveaux documents basés sur ces modèles et utiliser les textes qui s’y trouvent.

 

   Un complément de Word^®

 

   ManaBook est un complément de Word.  Il s’y intègre en ajoutant les outils nécessaires au traitement des Livres.  Les autres outils de Word demeurent là, à votre disposition.

 

   L’idée à l’origine de ManaBook

 

   ManaBook est en fait l’achèvement de la première de deux étapes d’un projet qui visait à l’origine à créer un outil destiné aux avocats pour la gestion des livres de compagnie, désignés « Minute Book » en anglais.  L’outil développé au cours de cette première étape s’est révélé d’une utilité tellement générale que nous avons choisi de le commercialiser comme un produit autonome.

 

   L’achèvement de la seconde étape devrait permettre la commercialisation de « MinuBook » qui doit intégrer au Livre ManaBook une base de données et des outils spécialement destinés à la gestion des livres de compagnie.